Produtividade: [{ Saiba o que é, e Suas Principais Vantagens }]

Atualmente, produtividade é um termo que está bastante em alta, tanto nas grandes empresas quanto na vida de profissionais autônomos. De fato, isso não poderia ser de outra forma, afinal, ela pode ter uma relação direta com os resultados obtidos.

Contudo, nem sempre a produtividade está em alta e certos processos podem tornar-se morosos. Por isso, nada melhor do que entender mais a fundo o que é a produtividade e de que forma ela pode ser potencializada.

Então, se você quer conhecer esse recurso essencial e ter um guia completo de como manter a produtividade em alta, continue lendo e vamos entender todos os detalhes a seguir.

Você Sabe o que é Produtividade?

Dicas de Produtividade

De uma forma bem simples, a produtividade nada mais é do que a capacidade de otimizar o seu tempo de trabalho, conseguindo um bom rendimento com o mínimo dos recursos.

Ela também é essencial para o mindset daquelas pessoas que procuram o sucesso em suas jornadas.

Dessa forma, podemos dizer que a produtividade é um aspecto que pode ser medido através do equilíbrio entre dois indicadores:

  • Quantidade
  • Qualidade

Esses indicadores se referem à quantidade e a qualidade do trabalho que foi realizado, bem como os recursos gastos para isso.

Dentre esses recursos, o mais precioso de todos é o tempo. Seguido disso podemos ter dinheiro, materiais usados, recursos pessoais e outros.

Então, o que Significa ter uma boa Produtividade?

Pois bem, a produtividade não é uma coisa tangível, que se possa definir tão facilmente.

Então, ser produtivo não significa necessariamente trabalhar durante todo o tempo de maneira acelerada. Tampouco significa terminar uma tarefa rapidamente apenas para poder fazer a seguinte.

A produtividade é a otimização dos esforços, que pode ser obtida através da estruturação das tarefas de maneira hierárquica respeitando prioridade, disposição e disponibilidade.

Sendo assim, ser produtivo também tem muito a ver com a organização das tarefas, estabelecendo suas responsabilidades e, claro, tendo disciplina para cumpri-las conforme o estabelecido.

Produtividade e Produção é a Mesma Coisa?

Não! A produção é um aspecto que se refere ao resultado, isso é, o volume de entrega que uma pessoa (ou uma equipe) consegue entregar.

Já a produtividade é relacionada com os processos usados para conseguir essas entregas. É onde usam-se estratégias e ferramentas para obter-se um melhor resultado final.

E então, Como ter Mais Produtividade?

Entendo o que é a produtividade já é um ótimo começo para conseguir melhores resultados nesse sentido.

Então, vamos conhecer algumas dicas para melhorar a rotina da sua empresa e também a sua gestão em relação às suas equipes:

– Produtividade Individual

Esse é um processo que exige mais disciplina, mas tem uma relação direta com a responsabilidade que você tem em relação às suas demandas diárias.

Sendo assim, existem umas dicas bem simples que podem ajudar bastante, confira:

  • Inicie sempre pelas tarefas mais rápidas e fáceis, para poder entrar no ritmo
  • Use alguma metodologia, como uma lista, para ir acompanhando o desenvolvimento das tarefas
  • Fragmente os objetivos maiores em objetivos menores e vá cumprindo-os para manter-se mais motivado
  • Reconheça os limites e não force a produção para muito além do que é possível
  • Quando o planejamento for impossível de ser realizado, direcione todo o foco para o que é urgente
  • A conclusão de algumas tarefas é mais subjetiva, então, aprenda o momento de dá-las como concluídas.

Vale ressaltar ainda que o trabalho criativo, na maioria das vezes, não ocorre de uma forma linear, por isso, a produtividade pode oscilar.

– Produtividade do Coletivo

Além de lidar com a própria produtividade, os gestores ainda precisam estar atentos à produtividade de sua equipe. Normalmente, esse processo pode ser mais complexo, pois envolve diferentes indivíduos com variados perfis produtivos.

Mesmo assim, confira algumas dicas:

  • Faça o planejamento dos projetos e disponha-os de uma forma visual e que seja clara para todos
  • Delegue funções sem medo
  • Aposte no uso de ferramentas colaborativas e de comunicação
  • Lembre-se que intervalos são essenciais para a produtividade
  • Não foque em controlar pessoas, mas sim as tarefas
  • Esteja aberta para que os membros da sua equipe compartilhem ideias sobre a maneira de realizar o trabalho
  • Esteja atendo aos indicadores de produtividade

A dica de ouro é apostar no seu próprio aprimoramento produtivo. Dessa forma, você consegue expandir e suas ideias para a equipe!

Leia também: Como Trabalhar em Casa

Vantagens de um Empreendimento Produtivo

Dicas para aumentar a produtividade

A produtividade é sempre algo positivo, porém, a ideia aqui é tentar definir o “como”.

O mais importante é mudar a mentalidade, para que seja possível que as ações tenham um impacto ações realmente impactem nos resultados.

Vamos conhecer as vantagens de uma equipe produtiva:

  • Aumento da Eficiência e Agilidade

O principal efeito de uma boa produtividade é que as atividades, tarefas e processos são mais ágeis. Isso tem um impacto direto nos prazos passados aos clientes e na maior flexibilidade aos profissionais.

  • Contenção de Recursos

A produtividade significa conseguir fazer mais com menos, ou seja, possibilita a economia de recursos importantes, sendo que o principal deles é o tempo.

Em certos casos, uma boa otimização pode até tornar a empresa mais sustentável.

  • Diminuição dos Custos Produtivos

Quando um empreendimento consegue gastar menos recursos, também gasta menos dinheiro. Com isso, pode aumentar a sua lucratividade, consequentemente, ganhar diversas vantagens produtivas importantes.

Dentre elas, a obtenção de preços mais competitivos, maior capacidade para investir e até a capacitação de profissionais.

  • Aumento da Competitividade

Ademais do preço, o sucesso de uma empresa também tem relação com a velocidade e a qualidade das entregas.

Então, quanto mais produtividade houver, mais é possível cativar o cliente.

  • Criatividade em Foco

Com a otimização dos processos estando bem estruturada, o ambiente tende a se tornar mais propício para a criatividade aflorar.

Isso ocorre porque a equipe não estará o tempo todo correndo atrás dos prazos e nem sentindo-se pressionada pelos atrasos.

  • Novos Talentos

Quando uma empresa tem seus processos bem organizados, uma boa competitividade no mercado e é aberta á criatividade, não demora para que novos talentos se interessem.

O resultado é o nascimento de um círculo virtuoso, em que seus resultados atraem pessoas competentes e as pessoas competentes geram mais resultados e assim por diante.

O que Pode Prejudicar a Produtividade?

Agora que já entendemos a importância da produtividade, vamos ver o que pode estar prejudicando o seu caminho até chegar aos resultados desejados:

  • Pouca Organização Operacional

Quando uma empresa está desestruturada, os prejuízos aumentam rapidamente. O que atrapalha são os problemas de comunicação, falta de união e sincronicidade, bem como o retrabalho.

  • Não Delegar Responsabilidades

Não delegar responsabilidades faz com que os colaboradores não saibam exatamente quem é responsável por cada tarefa. Portanto, entenda que essa é uma obrigação de qualquer gestor.

  • Priorização das Atividades

O que é mais importante, vem sempre antes. Contudo, não é incomum que haja uma certa dificuldade na hora de estabelecer essas prioridades e isso atrapalha muito a produtividade.

  • Falta de Incentivo à Criatividade

A criatividade é um dos principais motores da produtividade e quando ela não é devidamente incentivada, a produtividade é prejudicada.

  • Suporte da Tecnologia

Atualmente a tecnologia é indispensável e a falta dela pode atrapalhar muito a produtividade, requerendo muito mais tempo para fazer coisas que seriam simples com o suporte adequado.

  • Não dar Atenção à Saúde

Bem-estar e saúde são coisas que impactam diretamente na produtividade de uma empresa. De nada adianta falar em tarefas, processos e tecnologia e esquecer que ao fim do dia, quem produz mesmo são pessoas.

É difícil ser produtivo quando se está cansado, estressado ou ansioso. Portanto, é preciso entender que a boa produtividade nem sempre consiste em fazer o máximo, mas sim em fazer o melhor possível.

Por fim, é preciso compreender que estruturar bem os processos e investir em uma integração que permita a troca de informações é muito mais importante do que exigir resultados das pessoas.

Dicas Para Potencializar a Produtividade

Agora que você já sabe o que pode prejudicar a produtividade da empresa, que tal conhecer algumas dicas para ajudar a aumentá-la? Veja:

  • Definição de Objetivos Claros

Todos precisam saber onde devem chegar, então, primeiramente, defina objetivos claros.

Eles podem ser aspectos que a empresa pretende atingir, encontrar uma solução para um problema específico ou outros. Lembre-se que esse objetivos devem ser alcançáveis.

  • Calendário de Ações

Se você já definiu o ponto que deseja alcançar, agora precisa definir quando fara isso. Então, é interessante definir um calendário para que toda a equipe possa trabalhar junto para conquistar isso.

  • Metas

Você tem o objetivo e já sabe quando pretende chegar lá. Mas como fará isso? Estabelecendo metas!

As metas formam o caminho que leva até o objetivo, motivando o time a curto prazo para que sigam avançando.

  • Uso de Métricas

Com você vai saber se está no caminho certo? Claro, usando métricas!

Elas ajudam a ver se os resultados que estão sendo atingidos agora estão de acordo com o objetivo à longo prazo.

Mais do que isso, também permitem que os esforços sejam redirecionados caso não sejam como o pretendido.

  • Registro Rápido de Ideias

Sabe aquelas ideias ótimas que surgem do nada e depois acabam sendo esquecidas? Elas podem ser muito valiosas, portando, anote-as sempre na hora que surgirem, pois podem trazer um ótimo resultado futuro.

  • O “Não” Também é Importante

Dizer sim para tudo é um erro que pode ser muito perigoso para a produtividade. Lembre-se que você, sendo gestor e tendo domínio da sua área de atuação é visto como um ponto de referência.

Então, selecione bem para onde você irá direcionar as suas afirmativas!

Dicas Para Melhorar a Produtividade em Home Office

Trabalhar de casa é uma prática cada vez mais comum e proporciona mais flexibilidade e conforto para ambas as partes.  Isso sem falar que tem sido visto como uma ótima forma de aumentar a produtividade evitando deslocamentos.

Contudo, o home office também tem seus desafios e vamos dar algumas dicas a seguir:

  • Barulhos

Escolha um cômodo da casa que seja mais silencioso para trabalhar, pois ruídos tendem a gerar distração e acabam diminuindo a produtividade.

Evite também televisões, ficar perto da cama ou mesmo outras distrações que comumente afetam você.

  • Organização da Bancada

A desorganização da bancada de trabalho também pode atrapalhar a criatividade e a produtividade. Então, organize a bancada e deixe à mão apenas o que você vai precisar mesmo.

  • Teve uma Ideia? Anote Rapidamente

Assim como o vento, as ideias passam rápido, portanto, sempre que pensar em algo útil ou interessante, anote imediatamente. Se você trabalha usando o computador, deixe uma aba aberta com o Google Docs.

  • Plantas

Além de serem esteticamente agradáveis, as plantas ajudam a converter os gases liberados pelo ser humano em oxigênio. Isso contribui para manter o ambiente mais fresco e produtivo.

  • Lista de Afazeres

Antes de iniciar o trabalho, crie uma lista com seus afazeres de forma detalhada. Em seguida, crie uma lista menor com as tarefas que você garante que dá conta.

Assim que fizer alguma tarefa, vá riscando a lista!

Indicadores de Produtividade

Com esse panorama ótimo de como impulsionar as vendas, fica a dúvida de como fazer para mensurar essa evolução e garantir que as estratégias empregas estão dando resultados.

Vamos conhecer alguns indicadores importantes:

  • Indicadores Pessoais

Esses são indicadores que podem ser usados na vida, como uma maneira de mensurar o sucesso sem se basear no lucro, mas sim nas suas expectativas.

É um tipo de indicador subjetivo e dependente dos objetivos que você traçar, porém, pode ajudar a medir quantos sucessos você conquistou no seu caminho e suas realizações em um período de tempo.

  • Lucro

Quem tem uma empresa sabe que o lucro é importante e também uma das formas mais utilizadas para mensurar os resultados. Contudo, é uma forma abrangente e não muito específica, embora, seja muito valiosa.

  • Horas Dedicadas

Esse indicador mostrará quanto tempo você demora para realizar cada projeto. Isso não é um indicador de qualidade, mas serve para ver se o valor está de acordo com o empenho necessário.

  • Qualidade

Embora também seja um indicador subjetivo, pode ser um indicador bastante preciso quando a empresa possui uma boa metodologia para o controle de qualidade.

A recomendação é que ele seja avaliado juntamente da lucratividade, para que se tenha um balanço entre quantidade e qualidade.

  • Taxa de Chrun

Empresas de maior produtividade, mantêm melhor seus clientes. Por isso, é indicado usar esse indicador para definir bem a produtividade.

Dessa forma, quando a taxa está em alta, é sinal de que os processos estão oferecendo uma qualidade de entrega ruim.

Ferramentas que Podem Ajudar na Produtividade

Ferramentas para melhorar a produtividade

Se você chegou até aqui, a boa notícia é que existem muitas ferramentas que podem ajudar a aumentar a produtividade no dia a dia.

O fato é que são muitas coisas que temos que fazer o tempo todo e se organizar para isso nem sempre é uma tarefa simples.

Então, vamos conhecer quais são essas ferramentas:

  1. DO

Um ótimo aliado para ordenar as tarefas e colocar todas as atividades em dia, sendo usado por muitas equipes para manter a produtividade em alta e os prazos em dia.

  1. Evernote

Um velho conhecido, esse recurso une as funcionalidades de blocos de notas simples, cadernos e opções para guardar ideias.

É possível até mesmo salvar certos conteúdos para ler mais tarde e se atualizar.

O bom é que ele tem uma versão grátis (com menos recursos, claro) e é possível sincronizar até 2 dispositivos.

  1. Zapier

Essa ferramenta consegue unir e conectar diferentes aplicativos e recursos para que seja possível otimizar as tarefas, sendo que você pode estabelecer os filtros que deseja.

  1. Cold Turkey

Você é mas uma das pessoas afetadas pela procrastinação das redes sociais? Então essa ferramenta é a solução.

Ela age bloqueando o acesso a determinadas páginas, que é você mesmo que indica.

Com a versão paga, a produtividade pode ir a outro nível, pois é possível criar um calendário para os bloqueios, bem como bloquear os sites no próprio computador.

  1. Trello

Para delegar funções e manter a boa produtividade, o Trello é ótimo, visto que possui um gerenciamento colaborativo. Dessa forma, é possível estabelecer o que cada membro da equipe deve fazer.

É possível ainda criar projetos específicos com apenas um grupo de pessoas ou estabelecer ações que devem ser concluídas.

  1. Slack

Os e-mails podem tomar muito tempo da jornada de trabalho, além de causar distração, o que impacta na diminuição da produtividade.

Essa ferramenta é um comunicador corporativo, servindo para a troca de mensagens e oferecendo funções que ajudam a ser mais produtivo.

Dessa forma, você pode falar com a equipe, enviar arquivos, criar eventos e muito mais.

Então, agora você já sabe tudo o que precisa saber sobre produtividade e já pode começar a colocar todas essas dicas em prática agora mesmo!

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